Sjezd byl pořádán v září 2003 UHS pod záštitou Národního komitétu dějin umění. Měl za cíl předně povzbudit historiky umění – nebo také další pracovníky, činné v souvisejících oborech památkové péče, muzeí a galerií a v dalších sektorech – k promýšlení společných témat a problémů a rovněž podpořit vědomí veřejnosti o významu tohoto oboru a jeho současného rozvoje. Je oddělen od valné hromady UHS a nemá suplovat specializované oborové konference apod. Jednání bylo zaměřeno převážně na aktuální metodologii oboru, k jeho problematice v současnosti a všeobecně ke komunikaci uvnitř oboru. Byl plánován pro 300 účastníků v rozsahu dvou jednacích dnů. Oba dny měly na programu tříhodinové plenární zasedání a dvě tříhodinové simultánní sekce, jakož i večerní program (přednáška seniora nebo prominentního zahraničního účastníka). Počítalo se celkem s 34 hlavními dvacetiminutovými příspěvky a navazujícími diskusními bloky.
Příspěvky byly v plném rozsahu zveřejněny na webové stránce UHS. Konferenční poplatek činil 150 Kč a 50 Kč pro studenty a seniory. Mimopražským mluvčím byly hrazeny noclehy. Účastníci sjezdu obdrželi tištěné materiály sjezdu, občerstvení, visačku a přístup zdarma na uzavřenou akci.
Přípravný výbor sjezdu se ustavil vrámci výboru UHS (v původním složení: Anděla Horová, Marie Klimešová, Milan Kreuzzieger, Vojtěch Lahoda, Pavla Machalíková, Roman Prahl) a do svých řad pojal též Milenu Bartlovou, Lubomíra Konečného a Lubomíra Slavíčka. Přípravný výbor spolu s moderátory jednotlivých částí jednání rozhodne o konečném výběru mluvčích na sjezdu.